مدیریت بر مبنای هدف

      از مشکلات امروزی نظام مدیریتی کشور در بعد برنامه ریزی، می توان عدم وجود ارتباط ارگانیک و هدفمند بین اهداف استراتژیک و اهداف عملیاتی سازمانها را مطرح نمود. فقدان این ارتباط سبب گردیده که ارتباطی بین اقداماتی که در سطوح پائین سازمان که در واقع نزدیک به قاعده هرم سازمانی است با اهداف رأس هرم سازمانی وجود نداشته باشد و یا اگر ارتباطی محسوس باشد این ارتباط کمرنگ باشد.  با توجه به این موضوع، قطعا کارشناسان سازمان نیز از نقش خویش در تحقق اهداف سازمانی غافل مانده و جایگاه خود را در دستیابی به اهداف نمی دانند. مضاف بر این موارد عدم معیارهای مشخص و قابل اندازه گیری برای ارزیابی میزان تحقق اهداف سازمانی و پیچیدگی اهداف استراتژیک ، معضلات دیگری را برای مدیریت برنامه ها و اهداف کلان ایجاد کرده است. به منظور ارزیابی میزان تحقق اهداف سازمانی و رفع موانع مذکور نیاز به سیستم و یا روشی هست که بتوان اهداف را کمی نمود و در این راستا می توان با بهره گیری از سیستم مدیریت پروژه PMS)) و مدیریت استراتژیک، مدیریت را کارامد نمود.

 مدیریت بر مبنای هدف نخستین بار در سال ۱۹۵۴ توسط “پیتر دراکر” موضوعیت یافت. ایشان در کتاب خود می‌نویسند:  در این زمان آنچه سازمانها بدان نیاز دارند، سیستمی از مدیریت است که کوششهای گروهی را شکل بخشد و تلفیقی بین هدفهای فردی و سازمانی بوجود آورد و آنها را بایکدیگر هماهنگ سازد. مدیریت بر مبنای هدف تنها سیستمی است که برآورد این نیاز را امکان‌پذیر می‌سازد. اصولاً مدیریت بر مبنای هدف یک کوشش برنامه‌ریزی است و توجه آن به نتایج عملیات می باشد به همین علت مدیریت بر مبنای هدف و نتیجه عمومیت یافته است. تجربه نشان داده است در بسیاری از سازمانها برنامه‌ها در طول سال یک یا دو بار تدوین شده و بین مدیران توزیع می گردد و مدیران پس از مدتی این برنامه‌ها را رها نموده و کار همیشگی خود را دنبال می‌کنند. چرا که برنامه‌ها به طرحها، پروژه‌ها و گامهای مشخص و عملیاتی تبدیل نشده‌اند، در چنین حالتی برنامه‌ریزی هیچگونه تأثیری نخواهد داشت. از اینرو، با برنامه‌ریزی و تعیین گامهای عملیاتی در حین اجرا، مجریان موانع اجرائی را در می‌یابند و با کنترل و بررسی پیشرفت فعالیتها در رسیدن به هدف، در مواقعی که مشکلی درتحقق برنامه و هدف پیش آید با آگاه نمودن مدیر و مسئول مربوطه، تدابیر واقدامات اصلاحی به موقع صورت خواهد گرفت. با این تفاسیر می‌توان نتیجه‌گرفت که مدیریت برمبنای هدف، علاوه بر مشارکت کارکنان در تحقق اهداف و خود ارزیابی توسط خویش، کنترل به منظور حصول اطمینان از نیل به اهداف را میسر می‌سازد.

     در حقیقت مدیریت بر مبنای هدف فرایندی  است که بوسیله آن مدیران سطوح بالا و پائین  مشترکاً هدفهای عمومی را تشخیص می دهند ، موارد مهم مسئولیت هر فرد را برحسب نتایجی که از آنها انتظار می رود معلوم می کنند و این اقدامات را بعنوان راهنمایی برای به کار انداختن واحد و ارزیابی سهم هر عضو به کار می برند . به عبارت دیگر روشی است که از طریق آن مدیران و پرسنل به اهداف سازمان ، آگاه و بدان معنی بخشیده و از آن در جهت مانیتورینگ و کنترل عملکرد آتی استفاده می کنند .هدف از MBO ایجاد استخوان بندی برای اتمام طرح و کنترل در یک تیم کاری است و در این راه مدیران و پرسنلشان بطور مشترک اهدافی را برای سازمان تعیین کرده ، بطور دوره ای فعالیتها را ارزیابی نموده و براساس نتایج حاصله سیستم ، تشویق مناسبی را ایجاد می‌کنند. لذا لازم است به طور مداوم بین آنچه که باید به آن رسید با آنچه که به آن رسیده شده مقایسه صورت گیرد ، تعدیل و تنظیم لازم انجام شود و اهداف غیر مناسب فراموش گردند و سرانجام پس از پایان مدت مقرر ، یک مرور دوجانبه در مورد اهداف و کار انجام شده صورت گیرد ، تا اگر بین این دو اختلاف باشد ، به اقداماتی دست زد که معلوم کند چه مراحلی را باید پیمود تا بر این مشکلات چیره شد . سازمانها ، مجموعه ای از عوامل انسانی ، تکنولوژی ، فنی ، ساختاری ، فرهنگی و دیگر عناصر محیطی هستند که در راستای تحقق مجموعه هدفهای از پیش تعیین شده و مشترک در تعاملند. بدون شک باتوجه به اینکه این هدفها و منافع افراد الزاماً برهم انطباق نداشته ، شیوه مواجهه مدیران در ایجاد تعادل، کاهش تعارض و استفاده بهینه از توانائیهای بالقوه افراد وعناصر حائزاهمیت است. در این راستا کارکنان هر سازمان مهمترین جزء سازمان محسوب می شوند که بی توجهی به خواست و تامین نیازهای موردنظر آنها غیرقابل اجتناب است .

برنامه

    فرایند مدیریت بر مبنای هدف بسیار ساده بوده و شبیه به یک الگوی سلسله مراتبی و یا قیف گونه  می باشد، بدین ترتیب که ابتدا یک زمینه وسیع و غیر قابل کنترل و اداره، به تدریج محدودتر شده تا به حدی که قابل کنترل گردد. شکل زیر نشان دهنده فرایند مدیریت بر مبنای هدف می باشد. در این الگوی مدیریتی ضمن تعیین برنامه ها، طرح ها و اهداف عملیاتی سازمان نقش و جایگاه هر فرد در تحقق برنامه های سازمان مشخص می گردد.

 طرح پروژه فعالیت

 مدیریت بر مبنای هدف با یک برنامه وسیع و کلی مثل نقش ها و مأموریت ها شروع می شود و مرحله به مرحله محدودتر می گردد. سپس به مرحله ای می رسد که قابل کنترل بوده و با این شیوه می توان نیروی درک، تفاهم و احساس مشارکت و تعهد در نیروی انسانی را افزایش داد.

بطور کلی می توان مراحل اجرای این فرایند را در گامهای زیر خلاصه نمود:

تعیین برنامه ها

تعیین طرح ها

تعیین پروژه ها

تعیین فعالیت ها

نظارت و کنترل

قدمهای ۱ تا ۳ در واقع مرحله تعیین اهداف، ایجاد و پرورش برنامه عملکرد و قدم ۴ به تعبیری جمع آوری و سازماندهی حقایق مرتبط، شناسایی مشکل و راه حل های آن و قدم ۵ مربوط به مرور، پردازش و پرورش راه حل و فعالیت ها می باشد.

چرا باید هدف مشخص شود؟

در آغاز کردن هر وظیفه باید اهداف روشنی تعیین شود . چرا که :

۱- اهداف حدود کار را تعیین کرده و ذهن و فعالیت شخص را برای انجام دادن آن متمرکز میسازد .

۲- بدون اهداف روشن ، ممکن است کار کاملاً به طریقی غیر از آنچه منظور بوده است ، تمام شود .

۳- اگر افراد مطلع نباشند که از آنها چه انتظار می رود ، نمی توانند برای انجام دادن یک طرح ، انگیزش پیدا کنند ، آنان باید بدانند که چرا کاری را انجام می دهند و در صورت موفق شدن در کار ، چگونه با آنها رفتار خواهد شد .

تعیین اهداف تنها شامل پاسخ دادن به چند سئوال صریح یا گاهی غیرصریح است . که با پاسخ به آنها می تواند هدف صحیح را انتخاب کرد .

۱- چرا ما چنین کاری را می کنیم ، به سخن دیگر مقصود چیست ؟

۲- انجام چنین کارهایی چه سودی دارد ؟

۳- کار پایان یافته چگونه به نظر می رسد ؟

۴- چگونه بدانیم که چه وقت موفق بوده ایم ؟

در انجام هر فعالیتی با پاسخ به این سئوالات است که می‌توان فهمید که آیا فعالیت انجام شده در راستای هدف می‌باشد یا اینکه باعث ایجاد انحراف از آن خواهد شد.

هدف چیست؟

   هدف یکی از قدیمی‏ترین و مهمترین مفاهیم در مدیریت امروز است ،‌که علیرغم اهمیتش کمتر مورد توجه قرارگرفته است . توجه به اهداف و اثراتی که این مهم می‏تواند بر عملکرد سرپرستان بر جای بگذارد ، بسیار حائز اهمیت می باشد . اهداف به تلاشهای فردی جهت می‌دهند و می توان آنها را چنین تعریف کرد : مقاصدی که افراد در جستجوی رسیدن به آنها در طی دوره های مختلف زمانی می باشند . بنابراین یکی از وظایف اساسی مدیریت قاعده‌سازی ( فرمولبندی ) ، روشنگری ، تقویت و ارتباط هدفهاست . نمی‌توان تصمیمات سازمانی را اتخاذ کرد مگر اینکه تعیین شود که سازمان به کجا می‌رود و قرار است چه کاری را به انجام رساند . اهداف ، مبنای برنامه ریزی و نیز هسته مرکزی تمام وظائف دیگر مدیریت را فراهم می‌نمایند . در این راه عوامل محیطی باید همواره در توسعه هدفها مورد شناسایی قرار گیرند زیرا بر اساس عملکرد و نتایج فعالیتها تاثیر می‌گذارند . نظامهای ارزشی شخصی ، هدفهای فردی ، و توانائیهای فنی مدیران در یک سازمان نیز از تاثیر معادلی برخوردارند . هدفها در چارچوب محیطهای اجتماعی ، اقتصادی ، فنی و سیاسی گسترش یافته و به اجرا در می‌آیند . در عین حال ، هدفها بوسیله نگرشها و نظامهای ارزش شخصی مدیران پی‌ریزی و دارای شرایط لازم می‌شوند . همچنین هدفها، برملاحظات اخلاقی مدیران تاثیر می‌گذارند و بر محیطی هم که در آن عمل می‌کنند ، اثر دارند . بعبارت دیگر ، تاثیر یک قضیه دوطرفه است . هدفها تحت تاثیر محیط قرار می‌گیرند ، ولی خود نیروئی را تشکیل می‌دهند که بر محیط اثر میگذارند .

باید توجه داشت که افزایش آگاهی از اهداف موجب بهبود عملکرد می‏شود و هر اندازه آگاهی از اهداف بیشتر و قابل درک و ملموس باشد ، ‌عملکرد افراد بهتر خواهد شد و مقاومت در برابر تغییرات احتمالی و در راستای اجرای فرایند نیل به هدف، کاهش می‏یابد.  هدف گذاری اولین گام در تصمیم گیری دقیق  و حل سیستماتیک مشکل می باشد.  اهداف عباراتی هستند که برون داد و محصول ما را تشریح می کند آنها باید قبل از اینکه ورودی های ما منتشر شود تعریف وتوسط مدیریت به کاربرده شود.

ویژگیهای هدف :

بطور کلی اهداف یک سازمان و موسسه را می توان به سه دسته بهبود دهنده ، ارتقاء دهنده و حفظ یا نگهدارنده تقسیم بندی کرد که این اهداف باید دارای ویژگی‌هایی ذیل باشند :

۱- مشخص (Specific ) : عمومی و مبهم نبوده و هدف باید روشن باشد .

۲- قابل اندازه گیری ( Measurable ) : مشخص و کمی باشد .

۳- قابل وصول ( Achievable ) : نه زیاد خوشبینانه و نه زیاد بدبینانه ، مشکل ولی دستیافتنی باشد .

۴- واقع بینانه ( Realistic ) : ماوراءالطبیعه و نامتعادل نباشد .

۵- محدوده زمانی مشخص ( ‍Time bounded ) : پریودی در جهت رسیدن به هدف مشخص باشد .

۶- شفاف (Clear  )

۷- مکتوب ( Written )

۸- ایجاد رقابت کند ( Challenging )

۹- مورد پذیرش و مقبول باشد ( Agreed )

۱۰- سازگار باشد ( Consistent )

۱۱- با ارزش باشد ( Worth While )

۱۲- مشارکتی باشد ( Participate Active )

مراحل ۵ گانه مدیریت بر مبنای هدف:

تعیین برنامه ها

در این الگو، برنامه ها بیان کننده نقش ها و مأموریتهای هر معاونت می باشد. نقش ها و مأموریتها دلایل واقعی برای ایجاد و ادامه حیات سازمان ها یا واحدها بشمار می آیند.

تعیین طرح ها

در این مرحله اهداف و انتظارات برای گروههای کاری مشخص می شود و طرح و برنامه ریزی لازم تهیه می شود. طرحها برای تحقق برنامه ها تدوین می گردد و در این قدم اولویتها مشخص می شوند و در صد اهمیت هر یک از طرحها مشخص می شود.بدین معنی که مدیران یا در بعضی موارد گروهی از متخصصان تعیین می کنند وقت، انرژی و استعداد خود را در چه زمینه هائی بیشتر صرف کنند تا برنامه ها تحقق یابد. ماهیت و وسعت کاری طرح کمتر از برنامه و بیشتر از پروژه می باشد.

تعیین پروژه ها

در این مرحله اهداف اجرائی برای تحقق طرحها توسط گروههای کاری و فردی تدوین می گردد و زمان شروع و خاتمه پروژه، همکاران و در صد اهمیت هر یک از پروژه ها مشخص می شود. در صد اهمیت پروژه ها نشان دهنده میزان اهمیت آنها در  تحقق طرحهای مربوطه می باشد.

تعیین فعالیت ها

 فعالیتها عبارتند از یک سلسله مراحل عملیاتی که باید به منظور نیل به هدف (پروژه) انجام گیرند. این فعالیتها در بین مسئول و همکاران پروژه تقسیم می شود و دارای تاریخ شروع و خاتمه می باشند. هر فعالیت دارای در صد اهمیتی است که نشان دهنده میزان اهمیت آن فعالیت  در  تحقق آن هدف می باشد. هر فعالیت دارای درصد تحققی است که توسط مسئول پروژه تعیین و توسط مدیر طرح تأئید و یا رد می گردد.

نظارت و کنترل

کنترل وسیله ای است که به منظور بررسی پیشرفت فعالیتها در رسیدن به هدف طرح گردیده است. وظیفه اصلی کنترل عبارت است از آگاه نمودن مدیر در مواقعی که مشکلی در تحقق برنامه ها و تحقق هدف پیش آید و البته این اعلام خطر باید زمانی صورت پذیرد که فرصت برای انجام اقدامات اصلاحی وجود داشته باشد.

بطور خلاصه قابلیتهای سیستم شامل موارد زیر است:

۱-               محاسبه در صد تحقق برنامه، طرح و پروژه ها

۲-                محاسبه و گزارش گیری از میزان مشارکت همکاران در هر برنامه

۳-               محاسبه و گزارش گیری از میزان مشارکت همکاران در هر طرح

۴-               محاسبه و گزارش گیری از میزان مشارکت همکاران در هر پروژه

۵-               محاسبه و گزارش گیری از میزان مشارکت مسئولین طرحها در سطح برنامه

۶-               گزارش گیری از تعداد برنامه، طرح و پروژه ها

۷-               کنترل کامل بر روی پروژه ها و زمانبندی آنها هر چند هفته یکبار و ارائه گزارش از روند کار

جهت جستجو سریع موضوع مقاله ، پرسشنامه ، پاورپوینت و گزارش کارآموزی می توانید از قسمت بالا سمت راست جستجو پیشرفته اقدام نمایید.

همچنین جهت سفارش تایپ ، تبدیل فایل پی دی اف (Pdf) به ورد (Word) ، ساخت پاورپوینت ، ویرایش پایان نامه و مقاله با ما در تماس باشید.